چگونگی تنظیم پرونده ی تحصیلی

شروع پرونده ی تحصیلی از اولین روزی است که دانش آموز به مدرسه وارد می شود. شکی نیست که کودک 6 ساله قادر نیست در یک مصاحبه ی طولانی اطلاعات لازم را در اختیار مدرسه بگذارد، بنابراین مدرسه اطلاعات ضروری را با مصاحبه و پرسشنامه از پدر و مادر کسب خواهد کرد. این اطلاعات در زمینه ی امور خانوادگی و خصوصیات رفتاری بچه خواهد بود. پرونده ی تحصیلی در دبستان توسط معلم تنظیم می شود. زیرا او در تمام وقتِ مدرسه با دانش آموز است و بخوبی او را می شناسد و در پایان هر سال فرمی تهیه و خلاصه ی اطلاعات را در آن منعکس می کند.

دردبیرستان، به علت اینکه تماس معلم با دانش آموز کم است و شاید در هفته ای دو ساعت در هر کلاس بیشتر درس نداشته باشد، لازم است اطلاعات به وسیله ی فرد دیگری جمع آوری شود.

جمع آوری اطلاعات در دبیرستان، معمولاً توسط مشاور و یا منشی وی از طریق معلم، والدین و یا خود دانش آموز انجام می گیرد. دانش آموز در سنین دبیرستانی رشد کافی کرده است و بر خلاف کودک دبستانی می تواند اطلاعات زیادی در اختیار مدرسه بگذارد.

برای تنظیم پرونده ی تحصیلی دبیرستان، فرمهای تنظیم شده به وسیله ی آموزگاران مبنای کار قرار
می گیرد و اطلاعات مربوط به این فرمها در قسمت سوابق مدرسه ای دانش آموز، درج می شود. سپس بتدریج با استفاده از روشهای مختلف ارزیابی، اطلاعات کافی کسب و به پرونده منتقل می گردد.

تنظیم پرونده ی تحصیلی باید به طریقی انجام گیرد که اطلاعات جمع آوری شده شرایط زیر را دارا باشد:

1- حتی الامکان کامل باشد.

2- مداوم باشد.

3- صحیح و دقیق باشد.

4- قابل استفاده باشد.

تراکم مطالب نباید موجب گردد که استفاده از آنها مشکل شود و به طوری که گفته شد اطلاعات باید طبقه بندی و سازمان داده شده باشد و با فرم مشخص در پرونده ی تحصیلی ضبط شود و بعلاوه شامل کارت یا صفحه ای برای نوشتن خلاصه ی پرونده در آن نیز باشد.

5- مشاوران را در شناخت و راهنمایی دانش آموز کمک کند.

6- به جنبه هایی از رفتار دانش آموز توجه شود که به دست آوردن اطلاعات مربوط به آنها با دقت و عینیت بیشتری میسر باشد.

خلاصه گزلرش مشاوره های فردی باید خارج از پرونده ی تحصیلی و در سوابق محرمانه ی مربوط به دانش آموز نگهداری شود. بدیهی است در مشاوره های فردی نیز ممکن است قسمتی از مطالب مطرح شده مسائل خصوصی دانش آموز است، ضبط گزارش مشاوره ها در پرونده ی تحصیلی که معلم، مدیر و معاونان مدرسه نیز به آن دسترسی دارند، به هیچ وجه مجاز نیست.

معمولاً خلاصه گزارشهای مذکور حاوی اطلاعات مربوط به تست ها، مصاحبه ها، تصمیمات گرفته شده در جریان مشاوره و غیره است که چند نمونه از این اطلاعات در زیر بیان می شود:

1- اسم، جنس، سن، مذهب، محل تولد، ملیت و غیره. مشاور باید این اطلاعات را همان دقایق اول کسب کند.

2- اطلاعات مربوط به تست ها (منظور تست های استاندارد شده است نه تست های معلم ساخته) مثل تست هوش، رغبت، شخصیت و غیره.

3- مطالبی نظیر شرکت مراجع در فعالیتهای فوق برنامه، سرگرمیها، عوامل مربوط به خانه و خانواده و واکنشهای وی نسبت به آنها.

4- هدفهای مراجع و نظر او راجع به زندگی: منظور این است که مشاور در خلال مشاوره مثلاً پی می برد که آیا مراجع خوشبین است یا بدبین، شاد است یا مغموم و غیره.

5- تصمیمات مراجع (تصمیمات آزمایشی).

6- ارزیابی کلی مشاور از مراجع مثل اینکه مشاور نظر دهد که این مراجع از لحاظ استعداد از حد متوسط پایین تر است، از لحاظ اجتماعی احساس نا امنی می کند یا هدفهای او غیر واقعی است.

7- اطلاعات دیگر و آنچه در مشاوره گذشته در گزارش قید می شود.

مراحل تنظیم پرونده ی تحصیلی

تنظیم پرونده ی تحصیلی شامل سه مرحله است:

1- جمع آوری اطلاعات: اطلاعات جمع آوری شده در پرونده ی تحصیلی با استفاده از فنون مختلف شناخت دانش آموز نظیر پرسشنامه، شرح حال نویسی، واقعه نگاری، تست و غیره به دست می آید. این اطلاعات از منابع گوناگون مانند خانواده، معلم، خود دانش آموز و سایر افرادی که با وی تماس دارند، کسب می شود.

2- ثبت اطلاعات در کارتها یا صفحات پرونده ی تحصیلی: اطلاعاتی که در مورد دانش آموز گردآوری شده است، پس از بررسی و مطالعه ی کافی در صفحات و فرمهای پرونده ی تحصیلی درج می شود. از ثبت اطلاعاتی که صحت و دقت آنها مورد تردید است، باید جداً پرهیز شود. زیرا نتیجه گیری که بر پایه ی اطلاعات غلط استوار باشد، نادرست است و بالطبع موجب گمراهی دانش آموز می شود و در نتیجه زیانهای جبران ناپذیری به بار می آورد، لذا مسئولیت وجدانی و انسانی کلیه ی کسانی که در امر جمع آوری و ثبت اطلاعات نقشی دارند، حکم می کند که کوچکترین قصور و سهل انگاری در این مورد روا ندارند و درباره ی رفتار دانش آموز با یک یا دوبار مشاهده قضاوت نکنند و این قضاوت با کمال بی طرفی انجام گیرد و تا اطمینان کامل به صحت مطلبی نباشد، از ثبت آن در پرونده ی تحصیلی خودداری کنند.

3- تعبیر و تفسیر اطلاعات: یکی از مهمترین و تخصصی ترین اقدام معمول پرونده ی تحصیلی، تعبیر و تفسیر و نتیجه گیری از محتوای آن است. در تعبیر و تفسیر اطلاعات پرونده ی تحصیلی باید مطالب مندرج در آن مورد مطالعه ی دقیق قرار گیرد، سپس خلاصه ی اطلاعات دسته بندی، مقایسه و روابط موجود بین آنها کشف شود. در مواردی که اطلاعات با هم تناقض دارند و یکدیگر را تأیید نمی کنند، مطالعات بیشتری از طریق انجام مجدد
تست ها و یا اعمال فنون مختلف دیگر باید صورت پذیرد. پس از طی این مراحل، تصویری از خصایص دانش آموز به دست خواهد آمد که مارا در شناخت، راهنمایی و قضاوتهای احتمالی درباره ی وی کمک خواهد کرد.

در تعبیر و تفسیر پرونده ی تحصیلی باید به نکات زیر توجه شود:

- چون جنبه های مختلف شخصیت در یکدیگر تأثیر متقابل دارند، لذا تعبیر و تفسیر اطلاعات باید با در نظر گرفتن رفتارهای گوناگون دانش آموز انجام گیرد. بدیهی است قضاوت درباره ی چگونگی و علل یک رفتار خاص بدون توجه به سایر رفتارهای دانش آموز گمراه کننده خواهد بود.

- در تعبیر و تفسیر اطلاعات باید همواره به احتمالی و نسبی بودن آنها توجه داشت و از قضاوت قاطع درباره ی دانش آموز اجتناب کرد. البته هر اندازه اطلاعات مندرج در پرونده ی تحصیلی عینی تر و دقیق تر باشد، نتیجه گیری معتبرتر و مطمئن تر خواهد بود.

کاربرد پرونده ی تحصیلی

پاره ای از مواردی که پرونده ی تحصیلی مورد استفاده قرار می گیرد، به شرح زیر است:

1- مشاور با استفاده از محتوای پرونده ی تحصیلی، مراجع را در انتخاب رشته ی تحصیلی، مواد درسی، پیشرفت تحصیلی و یا انتخاب شغل یاری می کند.

2- معلمی که تازه به کلاس وارد می شود، با مطالعه ی پرونده های تحصیلی، دانش آموزان جدید خود را می شناسد و می تواند در تدریس، اختلافات فردی را مورد توجه قرار دهد و نیازمندیهای دانش آموزان را در نظر بگیرد.

3- در مصاحبه هایی که با والدین دانش آموزان انجام می گیرد، پرونده ی تحصیلی منبعی برای گفتگو در مورد وضع تحصیلی و سازشی دانش آموزان است.

4- در موقع انتقال دانش آموزان از مدرسه ای به مدرسه ی دیگر، یا از یک مقطع تحصیلی به مقطع تحصیلی دیگر، پرونده ی تحصیلی که سوابق وی را در طول سالهای تحصیلی شامل است، وسیله ای برای شناخت دانش آموز در مدرسه ی جدید است.

5- پرونده ی تحصیلی وسیله ای برای کشف مسائل و مشکلات دانش آموزان و پیدا کردن علل احتمالی آنهاست و مشاور و سایر کارکنان راهنمایی را در انجام خدمات راهنمایی کمک می کند.

6- پرونده ی تحصیلی یکی از وسایلی است که مشاور می تواند با استفاده از محتوای آن از طریق تشکیل جلسات مصاحبه با دانش آموز، وی را در «خودشناسی» یاری کند. در این جلسات مشاور دانش آموز را با استعدادها، تواناییها و محدودیتهایش آشنا می سازد.

7- با استفاده از اطلاعات پرونده ی تحصیلی می توان دانش آموزان را در سازگاری با شرایط محیطی، اشتغال به فعالیتهای مورد علاقه و رفع مسائل و مشکلات آنان در زمینه های مختلف کمک کرد.

8- پرونده ی تحصیلی ای امکان را می دهد که دانش آموزان را با توجه به هدفهای مختلف طبقع بندی کرد و در گروههای متفاوت جای داد.

9- محتوای پرونده ی تحصیلی به شناخت دانش آموزانی که نقص عضوی دارند و یا با مشکلات تغذیه و رشد مواجه هستند و یا دارای نیازهای خاص و مشکلات عاطفی و روانی هستند، کمک می کند.

10- جایگزینی دانش آموزان؛ معلم یا مشاور با استفاده از اطلاعات مندرج در پرونده ی تحصیلی و آگاهی از نیازها، رغبت ها و تواناییهای دانش آموزان آنان را در فعالیتها و برنامه های خاصی مانند کلاسهای تقویتی، هنری، فوق برنامه و تجربه ی شغلی جایگزین می سازد.

11- از طریق پرونده ی تحصیلی می توان به مواردی که نیاز به مشاوره دارند، پی برد. بسیاری از دانش آموزانی که احتیاج به مشاور دارند ممکن است شخصاً مراجعه نکنند.مطالعه ی پرونده ی تحصیلی می تواند مشاور را متجه مشکل دانش آموز و احضار او برای مشاوره کند.

12- پرونده ی تحصیلی به مشاور کمک می کند تا مواردی که نیاز به ارجاع دارند، بموقع به افراد یا مؤسسات ذیصلاح ارجاع دهد.

13- و بالاخره پرونده ی تحصیلی مخزنی از اطلاعات برای پیگیری موارد و تحقیقات در زمینه های مختلف است که نتایج تحقیقات می تواند برای برنامه ریزیهای تربیتی، آموزشی، فرهنگی و مطالعات مربروط به فارغ التحصیلان مورد استفاده قرار گیرد.

نکاتی مهم در تنظیم و کاربرد پرونده ی تحصیلی

1- پرونده ی تحصیلی باید بتدریج در طول سالهای تحصیلی تنظیم و تاریخ تنظیم هر قسمت مشخص شود. در غیر این صورت اطلاعات جمع آوری شده قابل استفاده نخواهد بود.

2- اطلاعات حاصل از جلسات مشاوره نباید در پرونده ی تحصیلی ضبط شود. این گونه اطلاعات در یک محیط خصوصی کسب می شود و باید به طور محرمانه نگهداری شود. اطلاعات پرونده ی تحصیلی باید در دسترس مدیر، معاونان، معلمان و سایر افراد ذیصلاحی که با دانش آموز سرو کار دارند، قرار گیرد. در حالی که خلاصه گزارش مشاوره های فردی و اطلاعات مربوط به جلسات مشاوره ی فردی باید تنها در اختیار مشاور و دور از دسترس دیگران باشد.

مشاور باید از افشای اطلاعات محرمانه ی مربوط به دانش آموز خودداری کند و فقط در موارد زیر می تواند بدون رضایت مراجع این اطلاعات را آشکار سازد:

الف- در مواردی که احتمال خودکشی باشد.

ب- در مواقعی که خطر آزار و صدمه ی جانی از طرف دانش آموز به دیگران باشد بدیهی است این اطلاعات در اختیار افراد یا منابعی قرار می گیرد که در جلوگیری از خودکشی و دیگر آزاری مراجع نقش مؤثر داشته باشند.

بهتر است اطلاعاتی که حاوی جنبه های منفی و زیان آور در مورد رفتارهای افراطی دانش آموز است نیز در
پرونده ی محرمانه ی دانش آموز نگهداری شود.

3- اطلاعاتی که در پرونده ی تحصیلی جمع آوری می شود نباید تنها شامل جنبه های غیر عادی دانش آموز باشد، بلکه باید کلیه ی اطلاعاتی که به شناخت و راهنمایی وی کمک می کند، گردآوری شود. ضمناً این اطلاعات به نحوی در پرونده ی تحصیلی درج شود که حداکثر مطالب در حداقل جا قرار گیرد.

4- اطلاعات پرونده ی تحصیلی باید برای کمک به شاگرد به کار برده شود و زمانی از دانش آموز یا اولیای وی برای کسب اطلاعاتی کمک گرفته شود که اطمینان حاصل شود که آنها از هدف جمع آوری اطلاعات آگاهی کامل دارند.

5- از درج مطالب تکراری در پرونده ی تحصیلی باید خودداری شود.

6- چون فهم و درک مطالب از طریق نمودار ساده تر است لذا در موارد ممکن باید اطلاعات مورد نظر را در
پرونده ی تحصیلی از طریق نمودار و نیمرخ نشان داد.

7- پرونده های تحصیلی باید طوری بایگانی شوند که سهولت و سرعت بتوان آنها را پیدا کرد. یکی از راههای تنظیم آن است که بر حسب پایه و به ترتیب الفبایی نام خانوادگی  دانش آموز در فایل های مخصوص مرتب شوند.

8- چنانچه امکانات رایانه ای در مدرسه موجود باشد، اطلاعات مربوطه به پرونده ی تحصیلی دانش آموز به یارانه داده می شود تا هر آن مورد نیاز بود، با فشاردادن چند دکمه بتوان اطلاعات مورد نظر را از رایانه دریافت کرد.

روشهای جمع آوری اطلاعات برای پرونده ی تحصیلی

برای جمع آوری اطلاعات مربوط به پرونده ی تحصیلی از روشهای زیر استفاده می شود:

1- پرسشنامه: پاره ای از اطلاعات خواسته شده در پرونده ی تحصیلی را از طریق پرسشنامه به دست می آورند. از طریق پرسشنامه می توان از معلّم، از دانش آموزان دبیرستانی و راهنمایی تحصیلی و اولیاء دانش آموز اطلاعات لازم را کسب کرد. بهترین وقت تنظیم پرسشنامه توسط اولیاء دانش آموز زمانی است که آنان برای ثبت نام به مدرسه مراجعه می کنند. در سایر مواقع انجام امر از طریق ارسال پرسشنامه و یا توزیع آن در انجمن های اولیاء و مربیان امکان پذیر است.

2- مصاحبه: بهترین وسیله کسب اطلاع، مصاحبه است. اطلاعاتی که از طریق مصاحبه به دست می آید،
مطمئن ترین و دقیق ترین اطلاعات است و بویژه مسائل خانوادگی را باید از این روش اخذ کرد.

3- مشاهده: تعداد زیادی از اطلاعات خواسته شده در پرونده ی تحصیلی مواردی هستند که دسترسی به آنها از طریق مشاهده ی مستمر و دقیق معلّم و دیگر مسئولان آموزشی میسر است. تهیه گزارش مشاهدات و واقعه نویسی و تحویل آن به مشاور، منبع مهمی در جمع آوری اطلاعات پرونده ی تحصیلی است. از جمله این اطلاعات
می توان به ویژگیهای رفتاری، سرگرمیها، علایق و دیگر خصوصیات دانش آموز اشاره کرد.

4- شرح حال نویسی: منبع دیگر برای اخذ اطلاعات، شرح حال نویسی است که در این مورد می توان از خود دانش آموز کمک گرفت.

5- گروه سنجی: انجام گروه سنجی و نتایج حاصله در جهت محبوبیت و پذیرش اجتماعی دانش آموز در گروه، روش دیگری برای کسب اطلاع در این زمینه است.

6- آزمایش و اندازه گیری: کسب اطلاعات بهداشتی مربوط به رشد جسمانی و قدرت بینایی و شنوایی دانش آموز از طریق بررسی و اندازه گیری در فواصل زمانی معین و نتیجه آن با ذکر تاریخ، روش دیگری برای اخذ اطلاعات است.

7- تست و آزمون: برای اندازه گیریهای هوشی و ارزیابی رغبت و خصوصیات شخصیتی از تست استفاده می شود که اجرای آنها بموقع و در زمانهای لازم انجام می گیرد.

8- مقیاس درجه بندی: برای ارزیابی خصوصیات رفتاری و تعیین درجه ی خصوصیت در دانش آموز بهترین وسیله، مقیاس درجه بندی است. فرمهای مقیاس درجه بندی توسط معلّمان، پدر، مادر و سایر افرادی که روی دانش آموز شناخت دارند، تنظیم، و به وسیله ی مشاور نتیجه گیری می شود و نتایج حاصله در پرونده ی تحصیلی درج می گردد.

9- چک لیست (فهرست مطابقه): در چک لیست سیاهه ای از رفتارها یا مطالب مورد نظر تهیه می شود و از دانش آموز، والدین یا معلّم خواسته می شود آنها را چک کنند و آنچه در دانش آموز وجود دارد علامت بزنند. فهرست مطابقه یا چک لیست نیز وسیله ی دیگری برای اخذ اطلاعات رفتاری یا موارد دیگر ایت که نتایج آن به پرونده ی تحصیلی منتقل می شود.

برای تنظیم پرونده ی تحصیلی از روشهای مذکور استفاده می شود و زمانی اطلاعات به پرونده ی تحصیلی منتقل می شود که از منابع مختلف و با روشهای متفاوت اخذ، و مقایسه شوند و به صحت و دقت آنها اطمینان کامل حاصل شده باشد.


 

نوشته شده توسط روحاني در یکشنبه شانزدهم خرداد 1389 ساعت 21:18 موضوع | لینک ثابت